The issue of electronic document preservation in the context of international information security standards

Abstract

Актуальність дослідження зумовлена стрімким розвитком електронного документообігу та зростаючою потребою у забезпеченні надійного збереження цифрових даних в умовах сучасних кіберзагроз та технологічних викликів. Мета дослідження полягала у комплексному аналізі проблем збереження електронних документів, розробці рекомендацій щодо впровадження ефективних систем управління електронною документацією відповідно до міжнародних стандартів. У дослідженні використано аналітичний метод для вивчення міжнародних стандартів інформаційної безпеки, системний підхід для розгляду процесів збереження документів як цілісної системи, порівняльний метод для аналізу різних підходів до збереження електронних документів, метод кейс-стаді при розгляді практичних прикладів впровадження систем електронного документообігу. Отримані результати продемонстрували критичну важливість врахування технологічного старіння форматів даних, складності процесів електронного документообігу та ризиків втрати даних. Розглянуто ключові аспекти управління та збереження електронних записів відповідно до міжнародних стандартів інформаційної безпеки. Наголошено на важливості впровадження комплексних стратегій для забезпечення довгострокового збереження цифрових документів. Було визначено шість основнихАктуальність дослідження зумовлена стрімким розвитком електронного документообігу та зростаючою потребою у забезпеченні надійного збереження цифрових даних в умовах сучасних кіберзагроз та технологічних викликів. Мета дослідження полягала у комплексному аналізі проблем збереження електронних документів, розробці рекомендацій щодо впровадження ефективних систем управління електронною документацією відповідно до міжнародних стандартів. У дослідженні використано аналітичний метод для вивчення міжнародних стандартів інформаційної безпеки, системний підхід для розгляду процесів збереження документів як цілісної системи, порівняльний метод для аналізу різних підходів до збереження електронних документів, метод кейс-стаді при розгляді практичних прикладів впровадження систем електронного документообігу. Отримані результати продемонстрували критичну важливість врахування технологічного старіння форматів даних, складності процесів електронного документообігу та ризиків втрати даних. Розглянуто ключові аспекти управління та збереження електронних записів відповідно до міжнародних стандартів інформаційної безпеки. Наголошено на важливості впровадження комплексних стратегій для забезпечення довгострокового збереження цифрових документів. Було визначено шість основних стратегічних підходів: дотримання міжнародних стандартів; розробка комплексних політик збирання, зберігання та доступу до документів; створення операційної моделі для цифрового збереження; впровадження ефективної політики адміністрування та передачі даних; проведення регулярного аудиту та оновлення систем; забезпечення належної освіти та навчання персоналу. Було приділено увагу потенціалу новітніх технологій, таких як блокчейн та штучний інтелект, які можуть застосовуватися для підвищення ефективності збереження електронних документів. Блокчейн забезпечує цілісність, автентичність і прозорість через децентралізовану систему обліку, а технології штучного інтелекту оптимізують класифікацію, індексування та пошук документів, вирішують проблеми конфіденційності. Зазначено необхідність інтеграції цих технологій відповідно до встановлених міжнародних стандартів для забезпечення автентичності, незмінності та постійної доступності електронних документів. Практична цінність дослідження полягає у розробці рекомендацій щодо впровадження комплексу найкращих практик збереження електронних документів, включаючи регулярну оцінку матеріалів, управління метаданими та підтримку технологічної інфраструктури. Результати дослідження можуть бути використані організаціями для вдосконалення власних систем електронного документообігу та підвищення рівня інформаційної безпеки збирання, зберігання та доступу до документів; створення операційної моделі для цифрового збереження; впровадження ефективної політики дміністрування та передачі даних; проведення регулярного аудиту та оновлення систем; забезпечення належної освіти та навчання персоналу. Було приділено увагу потенціалу новітніх технологій, таких як блокчейн та штучний інтелект, які можуть застосовуватися для підвищення ефективності збереження електронних документів. Блокчейн забезпечує цілісність, автентичність і прозорість через децентралізовану систему обліку, а технології штучного інтелекту оптимізують класифікацію, індексування та пошук документів, вирішують проблеми конфіденційності. Зазначено необхідність інтеграції цих технологій відповідно до встановлених міжнародних стандартів для забезпечення автентичності, незмінності та постійної доступності електронних документів. Практична цінність дослідження полягає у розробці рекомендацій щодо впровадження комплексу найкращих практик збереження електронних документів, включаючи регулярну оцінку матеріалів, управління метаданими та підтримку технологічної інфраструктури. Результати дослідження можуть бути використані організаціями для вдосконалення власних систем електронного документообігу та підвищення рівня інформаційної безпеки.